Vicepresidencia Auxiliar de Mercadeo y Promoción

Vicepresidencia Auxiliar de Mercadeo y Promoción

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¿Quiénes somos?

La Vicepresidencia Asociada de Mercadeo, Publicidad y Promoción está compuesta por un grupo de profesionales del campo de las comunicaciones. Esta oficina es el vínculo para delinear estrategias y tácticas de comunicación que respaldan las necesidades del Sistema Universitario Ana G. Méndez y sus Instituciones. Además, asesora y ofrece consultoría en el manejo de información y el desarrollo de políticas relacionadas a los servicios estudiantiles, estrategias de reclutamiento y comunicaciones integradas. Entre otras funciones, trabajamos con la redacción, conceptualización, diseño y producción de anuncios publicitarios y publicaciones, entre otras estrategias.

FUNCIONES

Las funciones primordiales de la Vicepresidencia Auxiliar de Mercadeo y Promoción son:

  • Servir como consultores en el desarrollo de estrategias de comunicación, para informar a los públicos sobre los productos y servicios del SUAGM a través de los medios de comunicación, material impreso y medios electrónicos.
  • Ser el enlace oficial con la agencia de publicidad para la evaluación, aprobación y desarrollo de campañas de publicidad (anuncios de presa, medios alternos, radio, televisión, internet y cine, entre otros).
  • Coordinar la producción de las publicaciones dirigidas a mercadeo y reclutamiento de las Instituciones del SUAGM, ofreciendo consultoría en la definición de tema, objetivo, población, redacción, diseño, producción y distribución de cada pieza.
  • Desarrollar estrategias dirigidas los públicos internos del SUAGM: estudiantes, facultad y asociados, con el propósito de informar a la comunidad universitaria de los acontecimientos en la Institución.
  • Mantener actualizado el archivo digital de anuncios publicitarios y material fotográfico del SUAGM, para establecer referencia histórica de ejecuciones y desarrolla estrategias de comunicación.
  • Contratar expertos del campo de las comunicaciones para realizar servicios profesionales de diseño y producción de material impreso, o electrónico.

Políticas y Procedimientos

Políticas para estrategias publicitarias y publicaciones

  1. La Vicepresidencia Asociada de Comunicaciones y Web es el enlace oficial de asesoramiento para desarrollar cualquier estrategia con fines publicitarios o necesidad de publicaciones. Será la encargada de evaluar la necesidad y brindar consultoría sobre las estrategias de comunicación adecuadas para lograr un objetivo. Esto nos permite mantener la uniformidad en la identidad que se ha desarrollado para propósitos de mercadeo, publicidad y promoción.
  2. Todo arte con fines publicitarios o de publicaciones, negociaciones de medios o pautas en cualquier medio de comunicación, debe ser tramitado a través de la Oficina de Comunicaciones del SUAGM.
  3. El contacto oficial con la agencia de publicidad del SUAGM es la Vicepresidencia de Mercado y sus divisiones. No se apoyarán solicitudes efectuadas a la agencia del SUAGM, si no son realizadas a través de nuestra Vicepresidencia.
  4. El contacto oficial con suplidores, diseñadores gráficos y/o imprenta del SUAGM para el desarrollo de publicaciones es la Oficina de Comunicaciones. No se apoyarán solicitudes efectuadas a estos, si no son solicitadas a través de nuestra Oficina.
  5. Las publicaciones de mercadeo y reclutamiento están contempladas bajo un Plan de Publicaciones anual que se establece con los Vicerrectores de Mercadeo de cada Institución. Para solicitar piezas que no estén contempladas en este plan, la oficina que solicite el material debe identificar los fondos para trabajar la pieza correspondiente.
  6. El número de teléfono del Centro de Contactos del SUAGM (1-800-747-8262), es número oficial que debe estar presente en todos los anuncios y publicaciones de las instituciones del SUAGM. Esta práctica permite canalizar la respuesta de llamadas en un sólo sitio, para así medir el impacto de la estrategia en el público meta.
  7. En las publicaciones y anuncios Sistémicos siempre debe estar presente la página Web del SUAGM: www.suagm.edu. En los anuncios dedicados a una institución en específico, debe aparecer la dirección de la página Web de la Institución correspondiente: www.suagm.edu/une, www.suagm.edu/umet o www.suagm.edu/ut.

Procedimiento para la solicitud de estrategias publicitarias o publicaciones​

1.    Enviar correo electrónico a la Oficina de Comunicaciones donde identifique la necesidad que tiene su área  o producto. La solicitud debe incluir lo siguiente:

  • Tema, institución, escuela, proyecto especial o actividad para la cual se necesita el asesoramiento y desarrollo de estrategias
  • Fecha para la cual se proyecta la entrega del material
  • Texto preliminar de la pieza que se trabajará
  • Persona contacto que estará aprobando el estimado y la estrategia

2.    Se evaluará la petición, y se le ayudará a definir la estrategia para atender su necesidad (anuncio de prensa, espacio en cintillo, hojas sueltas, material impreso o digital, mercadeo directo, entre otras estrategias).

3.    Se identificará el suplidor  que trabajará su petición (imprenta del SUAGM, agencia de publicidad u otro suplidor) y se le enviará el estimado de los costos para su aprobación.

4.    El departamento que solicita el esfuerzo deberá enviar cotización aprobada e indicar el número de encumbrance para sufragar el costo de la petición.

5.    Se le enviará la pieza al solicitante para revisión de contenido y arte.

6.    Finalmente, la pieza aprobada por el solicitante es enviada al medio de comunicación o a producción y entregada para el fin correspondiente.