Compras y Contratos

Compras y Contratos

Esperamos que en su visita usted pueda obtener una información clara, concisa, y fácil de utilizar. La información se revisa continuamente, a medida que evolucionan las políticas, normas y procedimientos de compras y contratos.

Misión

  • Lograr una comunidad universitaria más capacitada y conocedora de las políticas, normas, procedimientos y tecnologías relacionadas con el proceso de compras.
  • Adquirir bienes, equipos y servicios para la comunidad universitaria de acuerdo a las políticas institucionales bajo las mejores condiciones para el SUAGM.
  • Mantener informados a nuestros usuarios de las transacciones que se llevan a cabo a través de nuestra oficina y el uso de la tecnología disponible para agilizar el proceso.

Localización

La Oficina de Compras del Sistema Universitario Ana G. Méndez está localizada en el Edificio Jesús T. Piñero, tercer nivel.

Equipo de Trabajo

Nuestro equipo de trabajo está constituido por el Vicepresidente Auxiliar de Compras y Contratos, Director de Compras, Directora de Contratos, Secretaria Administrativa y dos Oficiales de Compras.

Sugerencias e interrogantes sobre nuestros servicios pueden enviarse a través de e-mail:

carsanchez@suagm.edu

Procedimientos

Contratos

La Política y Procedimiento sobre la Firma y Registro de los Contratos número 07-2012 establece las normas y procedimientos que regulan la aprobación y firma de Contratos por concepto de: Acuerdos de Colaboración, Gastos por Servicios Prestados, Arrendamientos, Construcción, Acuerdos para llevar a cabo Practicas Clínicas, supervisadas e internados con entidades externas y para la administración de Fondos Externos (Grants) en representación del Sistema Universitario Ana G. Méndez.

Tabla de Contrato de Gastos, Contrato de Ingresos, Acuerdo de Colaboración y Contrato de Arrendamientos por Funcionario Autorizado

  • Todo servicio prestado a nuestro Sistema de $1.00 a $1,000 NO DEBE MEDIAR CONTRATO, se pagará mediante el documento de encumbrance.
  • Se establece de forma compulsoria que todo Contrato debe ser registrado en el Sistema Banner cuando el servicio que se requiera llevar a cabo exceda una compensación sobre $1,000.01.
  • Los contratos de servicios en exceso de $25,000 al año, con fondos corrientes y en exceso de $10,000 al año con Fondos Federales, requiere obtener tres (3) cotizaciones escritas para la contratación del servicios.
  • Los contratos de proyectos de construcción con fondos institucionales sobre $25,000 y que no excedan de $50,000 requiere tres (3) cotizaciones y cuando excedan los $50,000 requiere llevar a cabo una subasta formal según establecido en el Manual de Subastas de Proyectos de Construcción vigente.
  • Para obtener mayor información sobre la política, puede comunicarse a nuestra oficina a las extensiones 7203, 7395 ó 7369.

Compras

Todas las transacciones de compras se realizan a través de nuestro Sistema BANNER. Para solicitar acceso a las pantallas puede comunicarse con el Sr. Gabriel N. Cruz Freytes, Administrador de Seguridad BANNER/Finanzas, a la Ext. 7502.

Encumbrance

Documento generado en el sistema mecanizado con el propósito de solicitar la expedición de un cheque. Se requiere preparar encumbrance para compras menores de $1,000. Pantalla FGAENCB. "Véase Manual de Compras".

Requisición de Compra

Documento oficial que genera cualquier unidad administrativa para solicitar al Director de la Oficina de Compras la adquisición de equipo, materiales, bienes y servicios. Para completar una Requisición de Compra esta debe tener fondos asignados y vigentes. El proceso debe ser completado por el usuario y aprobado por los niveles de aprobación correspondiente. Pantalla FPAREQN. "Véase Manual de Compras”.

Orden de Compra

Documento oficial tramitado por la Oficina de Compras para formalizar legalmente las ofertas y transacciones para la adquisición de equipo, materiales, bienes y servicios. En caso de ser necesario la Oficina de Compras procede a llenar solicitud de crédito y crear Vendors comerciales (la Solicitud de Creación de Vendor debe ser enviada por facsímil o correo interno) para solicitar la cotización al suplidor. Una vez acordado el precio, términos del pago, método de envío y disponibilidad del producto, se puede asignar el número de Orden de Compra.

Pre-Subastas

Procedimiento de compra como parte del cual las cotizaciones se piden por escrito, por teléfono o por mensajero, y la adjudicación se hace sin el requerimiento de una subasta formal, pero cumpliendo con los requisitos de la política de compras.

Subasta Formal

La subasta formal es el procedimiento de compra que requiere el envío, o entrega, a posibles licitadores de invitaciones a subastas. Dichas invitaciones deben incluir los detalles de los términos y condiciones de la transacción a realizarse, y la fecha y hora en que vence el periodo para recibir ofertas. Se requiere el envío de las ofertas en sobre sellados. Las ofertas recibidas serán abiertas y leídas en el día y hora previamente indicados y ante los licitadores presentes.

Órdenes de Emergencia

Generalmente se adelanta el número de orden de compra en alguna situación de emergencia, ya sea para resolver situaciones causadas por desastres naturales o algún material que se requiere de inmediato.

Órdenes de Material Vivo o Manejo Especial

El usuario debe indicar en la Requisición de Compra si el material es vivo y/o de manejo especial, también debe incluir fecha en que se requiere la mercancía. Generalmente, estas compras se requiere que sean recibidas en no más de dos (2) días laborables.

Sugerencias e interrogantes sobre nuestros servicios puedes hacerlos a través de E-Mail: carsanchez@suagm.edu

Teléfono: (787) 751-0178 Ext. 7207

Facsímil : (787) 766-1763

A NUESTROS SUPLIDORES

Procedimiento

El usuario genera una requisición de compras, la Oficina de Compras la procesa en orden de compra. Esta lleva un número (Ej.: P0000001) y es enviada al suplidor. El suplidor entrega la mercancía en la Oficina de Recibo correspondiente y envía la factura a la Oficina de Desembolsos.

La Institución no se hace responsable por mercancía entregada sin un número de orden de compra.

Entrega de Mercancía

Todo Suplidor deberá hacer la entrega de mercancía a través de nuestro encargado de recibo, en la Oficina de Recibo, correspondiente de cada institución. Para acelerar el proceso debe incluirse en la hoja de recibo el número de Orden de Compra.

Universidad Metropolitana

Carr. 176 Km. 0.3 Cupey

Dean of Administration, 1st Floor

Río Piedras, PR 00926

 

Universidad del Turabo

Carr. 189 Km. 3.3

Dean of Administration 1st. Floor

Gurabo, PR 00778

 

Universidad del Este

Loíza Expressway Esq.

Calle 220 Sabana Abajo

Dean of Administration

Carolina, PR 00983

 

WMTJ-TV Sistema TV Canal Universitario Ana G. Méndez

Carr. 176 Km. 0.3

Depto. de Ingeniería,

Cupey Bajo

Río Piedras, PR 00926

Facturación

Una vez se registra el recibo de mercancía, el Suplidor deberá enviar dos (2) copias de la factura a nuestra Oficina de Desembolsos. La factura debe reflejar el número de orden de compra (Ej. P0023598) o número de encumbrance (Ej. E0023598).

Sistema Universitario Ana G. Méndez

Oficina de Desembolsos

PO Box 21345

San Juan, PR 00928-1345

Sugerencias e interrogantes sobre nuestros servicios pueden enviarse a través de E-Mail: carsanchez@suagm.edu

Teléfono: (787) 751-0178 Ext. 7207
Facsímil: (787) 766-1763

Sólo para Asociados

http://www.suagm.edu/area-restringida/AREA_RESTRINGIDA_compras/Compras-Home.html [Acceso Restringido]

Documentos Licitadores

Registro de Licitadores Sistema Universitario Ana G. Méndez El SUAGM realiza subastas para las siguientes categorías:

Mobiliario, Equipo y Otros Materiales

Aquellos suplidores interesados en pertenecer al Registro de Licitadores del SUAGM deben completar los siguientes formularios:



Formato: Microsoft WORD

Envíelos a la siguiente dirección:

Sr. Carlos J. Sánchez Vélez,
Vicepresidente Asociado,Vicepresidencia de Asuntos Administrativos
PO Box 21345
San Juan, PR 0928-1345

Contacto: carsanchez@suagm.edu

Su solicitud será evaluada y se le informará de los resultados.